Die Welt der Veranstaltungen hat sich in den letzten Jahren verändert und dieser Wandel wird zunehmend von virtuellen Events geprägt. Virtuelle Events sind schon längst ein fester Bestandteil der modernen Eventlandschaft und erfreuen sich wachsender Beliebtheit. Ob ein Event in rein virtueller oder in hybrider Form stattfindet, spielt hierbei keine Rolle.
Trotz der offensichtlichen Vorteile, die virtuelle Events in puncto Flexibilität und Zugänglichkeit bieten, sehen sich Veranstalter auch mit Herausforderungen in Bezug auf die Teilnehmerbedingungen konfrontiert. Eine der größten Herausforderungen besteht darin, das Engagement der Teilnehmer aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass sie sich während des virtuellen Events aktiv beteiligen.
In diesem Blogbeitrag werden sechs kreative Ideen vorgestellt, wie Veranstalter das Engagement der Teilnehmer bei virtuellen Events steigern können. Diese Ideen sollen dazu beitragen, virtuelle Events so lebendig und interaktiv wie möglich zu gestalten - unabhängig von den äußeren Umständen. Von interaktiven Q&A-Sessions und virtuellen Veranstaltungsräumen bis hin zu Break-Out-Räumen, Live-Abstimmungen, Push-Benachrichtigungen und Teilnehmerfeedback bieten diese Vorschläge innovative Ansätze, um die Interaktion und den Mehrwert für die Teilnehmer zu maximieren.
Das Ziel ist klar: Virtuelle Events sollen für alle Beteiligten eine positive und ansprechende Erfahrung bieten. Diese Ideen helfen Veranstaltern dabei, das Beste aus ihren virtuellen Events herauszuholen und sicherzustellen, dass Personen nicht nur Zuschauer, sondern zu aktiven und begeisterten Teilnehmern werden.
Eine der größten Herausforderungen bei virtuellen Events besteht darin, die Interaktion zwischen den Teilnehmern aufrechtzuerhalten. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, interaktive Sessions wie beispielsweise Chats, Q&As oder Umfragen einzurichten. So werden nicht nur der Austausch und das Networking der Teilnehmer untereinander, sondern auch zwischen Teilnehmern und Veranstaltern unterstützt.
Ein Beispiel dafür wäre eine Umfrage. Während eines Vortrags kann der Sprecher Fragen an die Teilnehmer stellen, die diese in Echtzeit beantworten können. Dies fördert nicht nur die Teilnahme, sondern ermöglicht es den Teilnehmern auch, direkt mit den Referenten oder anderen Teilnehmern in Kontakt zu treten. Die Fragen könnten in einer Präsentation gezeigt werden. Teilnehmer haben dann die Möglichkeit, beispielsweise einen QR-Code zu scannen und die Fragen über ihr Smartphone zu beantworten. Die Auswahl der Fragen ist flexibel und kann vom Referenten individuell festgelegt werden. So können die Fragen sich beispielsweise inhaltlich auf den Vortrag beziehen oder auch als Icebreaker zu Beginn des Vortrags dienen.
Kleiner Tipp: vor allem bei hybriden Veranstaltungen sind solche Funktionen ein großartiges Tool, um die beiden Zielgruppen (in Person und virtuelle Teilnehmer) miteinander zu verbinden. Sie könnten sich in einem Chat miteinander austauschen und gemeinsam über Themen diskutieren - unabhängig vom Ort.
Die Integration eines virtuellen Raums eröffnet zusätzliche Möglichkeiten, das Engagement mit den Teilnehmern zu steigern. Was genau ist ein virtueller Raum? Ein virtueller Raum ist eine bildliche Umgebung, die von einer klassischen Website abweicht. Dabei ist der virtuelle Raum zwar ganz normal über den Browser zu erreichen und kann in einer 2D, 3D oder 360° Technologie angezeigt werden. Hier werden keine Hilfsmittel wie z.B. AR/VR-Brillen benötigt, denn die virtuellen Räume sind - wie auch Websites - einfach über Desktop, Tablet oder Smartphone erreichbar.
Bei einem virtuellen Event könnte ein thematisch passender 2D-, 3D-, oder 360°-Raum eingebunden werden. Hier gibt es - anders als bei in Person Events - keine physikalischen Gesetze, an die man sich halten muss. Ein virtueller Raum kann eine schlichte Veranstaltungshalle zeigen. Man kann virtuelle Räume aber auch so gestalten, dass der Teilnehmer sich im Weltall, einer Unterwasserwelt oder mitten in der Wüste wiederfindet. Der Vorteil hierbei: Bilder bleiben im Kopf. Die Teilnehmer werden sich z.B. lange Zeit an ein Event im Dschungel erinnern.
Im Rahmen der virtuellen Events können virtuelle Räume als Mittelpunkt der Veranstaltung gesehen werden, in dem zum Beispiel Livestreams und weitere wesentliche Bestandteile dort eingebunden werden, es ist aber kein Muss. Virtuelle Räume können auch als "Beiwerk" dienen und zum Beispiel das Teilnehmer Engagement vor und nach der Veranstaltung steigern. So könnte man im Rahmen einer Pre-Event Kampagne bereits erste Teaser auf das Event in einem virtuellen Raum einbinden. Nach der Veranstaltung in der Post-Event Kampagne könnte man hier On Demand Inhalte einbinden.
Virtuelle Räume können auch wiederverwendet werden. Plant man zum Beispiel eine Veranstaltungsreihe, so kann man jede der Veranstaltungen im gleichen Raum stattfinden lassen. So schafft man eine dauerhafte Anlaufstelle und hat gleichzeitig einen tollen Wiedererkennungswert für seine Events.
Eine weitere Möglichkeit, das Engagement mit Teilnehmern bei virtuellen Veranstaltungen zu steigern, besteht darin, Breakout Sessions einzubinden. Diese Breakout Sessions können zum Beispiel in kleineren Video-Calls stattfinden. So können Teilnehmern, während der Veranstaltung an verschiedenen kleineren Workshops teilzunehmen, die zum Beispiel spezifischer auf einige Themen eingehen. Selbst bei einer großen Anzahl von Teilnehmern können so Interaktion und Networking in kleineren Gruppen gefördert werden. Zusätzlich bieten Break-Out-Sessions eine ausgezeichnete Gelegenheit für den Austausch zwischen den Teilnehmern sowie zwischen den Veranstaltern und den Teilnehmern. Diese Break-Out-Sessions können in verschiedene thematische Bereiche aufgeteilt werden, einschließlich Impuls-Vorträge oder themenbezogene Diskussionen, die verschiedene Fachgebiete oder Themenbereiche abdecken.
Kleiner Tipp: Die Länge der Vorträge spielt bei virtuellen Events eine große Rolle. Denn anders als bei Events, die in Präsenz stattfinden und alle sich in einem Raum befinden, sitzen die Teilnehmer hier allein vor ihrem Rechner. Dies kann schnell dazu führen, dass bei langen Vorträgen das Interesse verloren geht. Das gilt allerdings nicht nur für Breakout Sessions, sondern auch für übergeordnete Vorträge.
Virtuelle Veranstaltungen können über viele Wege ausgetragen werden: über die klassische Website oder über virtuelle Räume (2D, 3D, 360°). Man kann aber auch einen anderen Weg einschlagen: das Metaverse. Im Metaverse gibt es genau wie bei den virtuellen Räumen in 2D, 3D oder 360° die Möglichkeit, eindrucksvolle Umgebungen zu schaffen. Was das Metaverse aber von den klassischen virtuellen Räumen unterscheidet, ist der hohe Grad an Interaktionsmöglichkeiten.
Allein dadurch, dass der Teilnehmer mit seinem eigenen individuellen Avatar inmitten der Umgebung steht, entsteht ein Gefühl der Eingebundenheit. Mit seinem Avatar kann der Teilnehmer dann die virtuelle Welt erkunden. Dabei kann er nicht nur Livestreams und Content Elemente (z.B. Präsentationen, Broschüren, Agenda) finden, sondern auch andere Teilnehmer. Er kann zu ihnen hingehen, ihnen winken und in Echtzeit mit ihnen kommunizieren. Durch die Echtzeitkommunikation über Text-, Audio- und Video-Chat können die Teilnehmer sich in Gruppen- oder Privatchats unterhalten, Fragen stellen, diskutieren und Networking betreiben. Somit bietet das Metaverse als Event Location viele Möglichkeiten.
Um noch mehr Interaktion in das Metaverse zu bekommen, ist auch Gamification eine tolle Möglichkeiten. Dabei können zum Beispiel Gewinnspiele, Wettbewerbe oder Rätsel eingebunden werden. Wenn der Content spannend ist oder es sogar Belohnungen gibt, wenn man daran teilnimmt, schafft das einen großen Anreiz für die Teilnehmer.
Doch darüber hinaus gibt es noch zahlreiche weitere Möglichkeiten, wie man seine Events im Metaverse auf ein neues Level bringen kann.
Push-Benachrichtigungen können bei virtuellen Veranstaltungen dazu beitragen, das Engagement der Teilnehmer zu steigern. Die Benachrichtigungen halten die Teilnehmer über Neuigkeiten, Zeitpläne und Änderungen auf dem Laufenden. So sind sie jederzeit gut informiert und können aktiv am Geschehen teilnehmen.
Darüber hinaus erinnern Push-Benachrichtigungen an bevorstehende Programmpunkte und erhöhen somit die Pünktlichkeit der Teilnehmer und fördern die Interaktion.
Push-Benachrichtigungen können auch personalisiert ausgesendet werden. Weiß man beispielsweise welche Inhalte für einzelne Teilnehmer oder auch eine Gruppe besonders interessant sind, so kann man diese in den Push-Benachrichtigungen aufgreifen, um die Interaktion zu steigern.
Wichtig ist jedoch die Balance. Eine klare Benachrichtigungsstrategie und die Berücksichtigungen der Teilnehmerpräferenzen sind entscheidend, damit diese Funktion zur Steigerung des Engagement bei virtuellen Veranstaltungen beiträgt und nicht etwa als lästig wahrgenommen wird.
Um das Engagement mit Teilnehmern zu steigern, muss man wissen, was es ist, mit dem die Teilnehmer besonders häufig interagieren. Um das herauszufinden, kann man das direkte Feedback der Zielgruppe einholen.
Das Versenden eines Feedbackbogens ermöglicht es uns, zukünftige Veranstaltungen zu optimieren und ein besseres Verständnis für die Erwartungen der Teilnehmer zu gewinnen. Zusätzlich ist die Feedback Umfrage ein weiterer Touchpoint und bietet so den Teilnehmern die Möglichkeit zur fortgesetzten Interaktion, selbst nachdem die Veranstaltung vorbei ist.
Wenn wir das Feedback der Teilnehmer ernsthaft berücksichtigen und auf ihre Anliegen und Vorschläge eingehen, können wir Vertrauen aufbauen. Das Sammeln von Feedback verdeutlicht den Teilnehmern, dass ihre Meinungen und ihre aktive Teilnahme von höchster Bedeutung sind und dass die Veranstalter daran interessiert sind, ihre Erfahrung zu verbessern. Dies fördert die aktive Beteiligung der Teilnehmer und trägt dazu bei, eine positive, dauerhafte Beziehung zwischen den Teilnehmern und den Veranstaltern zu schaffen.
Die sechs Ideen, wie Veranstalter das Engagement der Teilnehmer bei virtuellen Events steigern können, wurden in diesem Blogbeitrag präsentiert. Von interaktiven Q&A-Sessions und Break-Out-Sessions, Interaktionen im Metaverse und Push-Benachrichtigungen gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Interaktion und das Interesse der Teilnehmer zu fördern.
Die Zukunft für das Engagement mit Teilnehmer bei virtuellen Events verspricht eine tiefere Interaktion und eine verstärkte Beteiligung. Insgesamt wird das Engagement mit Teilnehmern bei virtuellen Events durch Technologie, Personalisierung und weltweite Zugänglichkeit auf ein höheres Niveau gehoben. Die Zukunft verspricht eine aufregende Weiterentwicklung in der Art und Weise, wie Menschen an virtuellen Veranstaltungen teilnehmen und sich einbringen.
Die Botschaft ist klar: virtuelle Events können genauso aufregend und interaktiv sein wie physische Veranstaltungen, wenn sie auf die richtige Weise gestaltet werden. Durch die Implementierung dieser Ideen können Veranstalter sicherstellen, dass ihre virtuellen Events lebendig und interaktiv sind, was letztendlich zu einer positiven Erfahrung für die Teilnehmer führt, indem sie aktiv in das Geschehen einbezogen werden. So wird das Engagement zwischen Teilnehmern und Veranstaltern nicht nur kurz- sondern auch langfristig gesteigert.
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